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Organisation

Il y a quelques jours, je rencontrais Ludivine, engagée dans un beau projet d’auberge coopérative dans la région de Valence.

Située dans un petit village qui souffre d’un grand déficit de commerces et de services, une auberge-épicerie-restaurant-coworking-poste va bientôt y voir le jour. Un projet d’envergure sur 800m² dans un lieu historique et emblématique. Le tout mené par une équipe de 5 personnes souhaitant redynamiser ce village.

Mais voilà, 5 personnes à la tête d’un même projet, ce n’est pas toujours facile… Cette scop[1] se pose donc des questions élémentaires mais inéluctables pour le bon lancement du projet :

Comment prendre des décisions à plusieurs ?

Comment tracer nos décisions ?

Comment être sûr que personne ne sera lésé et tout le monde entendu ?

Toute société ou organisation qui souhaite l’investissement de ses collaborateurs s’est forcément penchée sur la question. Et nous aussi ! Nous voulions donc partager avec vous nos réflexions des dernières années mais aussi les témoignages d’autres sociétés ayant travaillé sur la question.


Les 3 prises de décision

Aujourd’hui nous retrouvons globalement 3 types de prises de décisions :

Bienvenue à toi « advice process »

Pour pallier ces prises de décision qui ne semblaient ni efficaces, ni collaboratives, plusieurs sociétés ont mis en place la sollicitation d’avis (ou advice process). L’objectif est de permettre à chacun de s’exprimer et d’être entendu. Certaines sociétés vont même jusqu’à laisser les collaborateurs décider de l’utilisation de l’argent de l’entreprise.

Le point primordial est d’étudier sérieusement tous les avis récoltés et surtout de demander l’avis des bonnes personnes. Dans ce processus de sollicitation, une personne est responsable de la décision. Il initie, consulte, analyse et prend la décision. Mais pour qu’elle soit pertinente, il est indispensable d’avoir les avis :

  • Des personnes expertes sur la question
  • Des personnes qui seront impactées par la décision

Une fois cette sollicitation d’avis effectuée, le responsable est le seul à même de prendre la meilleure décision, en tenant compte de la globalité des commentaires, même si cela va parfois à l’encontre des réponses de certains de ses collègues.

La force de cette démarche repose sur l’intelligence collective car toute personne ayant un avis pertinent sera écouté.

Et si le responsable n’a pas envie d’écouter ses collègues ?

En effet, on pourrait se dire qu’il pourrait prendre la décision seul, sans tenir compte de l’avis des autres. Oui, sauf que demain c’est lui qui sera à la place du consulté et qui souhaitera que son avis soit pris en compte. Dans un principe de travail collaboratif, les relations entre collaborateurs sont plus fortes et la personne ne prenant pas en compte l’avis des autres sera vite pris à parti.

Un exemple concret : l’ordinateur portable d’Adèle vient de lâcher. En échangeant avec ses collègues, elle se rend compte que certains se plaignent de leur ordinateur trop vieux, trop lent, trop lourd. Elle décide donc de changer tous les ordinateurs pour avoir une flotte unique et des ordinateurs performants. Avant de négocier avec les fournisseurs, elle prend le temps de consulter les experts comme le service financier, le service informatique et bien sûr ses collègues qui seront les premiers impactés et qui ont leurs propres contraintes.

Pour 10 personnes d’accord, mais pour 10.000 ?

Eh bien le principe est exactement le même ! Bien qu’il faille changer d’organisation. En effet, si la question est simple et le nombre de personnes impactées minime, il suffira de demander à ses collègues directement ou de décrocher son téléphone. En revanche, si la décision risque de susciter beaucoup de débats ou implique beaucoup de monde, d’autres solutions sont à mettre en place.

Buurtzorg, cette entreprise qui compte 10.000 infirmiers à réussi à mettre en place des moyens d’échange efficace. Le fondateur publie sur un blog ses réflexions sur les directions que pourrait prendre l’entreprise. A la publication du message, des milliers d’infirmiers le lisent et en découlent des dizaines, voire des centaines de commentaires.

Ensuite, deux possibilités se présentent : soit les infirmiers sont d’accord et la proposition est donc validée, soit il y a un désaccord. Dans le second cas, soit une nouvelle proposition émerge en tenant compte des retours des infirmiers, soit la prise de décision parait plus complexe que prévu et le responsable propose alors la création d’un groupe d’études pour élaborer une nouvelle proposition.

Des limites… des solutions !

De notre expérience, l’advice process n’est pas toujours si simple à mettre en place ou à appliquer. Dans notre cas, durant les phases de recrutement, une personne volontaire prend le rôle de RH. Un outil en ligne est à disposition pour répondre aux grandes étapes suivantes : Est-ce que nous souhaitons rencontrer cette personne ? Est-ce que nous faisons un deuxième entretien ? Est-ce que nous l’engageons ?

Sur le même principe que le blog de Buurtzog, nous posons nos questions en ligne et échangeons sur les profils et les retours d’entretiens.

Notre problématique s’est posée au niveau du temps de prise de décision. Nous attendions que tous les collaborateurs répondent avant que le responsable prenne la décision… ce qui pouvait donc durer plusieurs jours et bloquer des décisions importantes.

Nous avons donc décidé de suivre les conseils de Buurtzog et de mettre en place un temps de réponse de 24h. Une fois la question posée, les collaborateurs ont donc 24h pour se manifester, participer et s’investir. Passé ce délai, le responsable prendra sa décision. Une fois encore, tout est question de bonne communication.

Transformer sa société passe forcément par plus d’autonomie, de confiance et de franchise envers ses collaborateurs. La prise de décision via le process de sollicitation (ou advice process) en est un bon exemple. 24h pour prendre une décision comprenant l’avis de toute une entreprise, quelle efficacité et ouverture d’esprit !


[1] Une scop est une société coopérative et participative. De forme SA, SARL ou SAS, les salariés sont les associés majoritaires et ont un réel pouvoir de décision.